Kontrahent nie płaci faktury? – co zrobić krok po kroku

Kontrahent nie płaci faktury – to jeden z najczęstszych problemów w obrocie gospodarczym. Co ważne, w wielu przypadkach możliwe jest skuteczne odzyskanie należności, zarówno na etapie przedsądowym, jak i w postępowaniu sądowym. Co więcej, oprócz samej kwoty z faktury możesz dochodzić także odsetek, kosztów odzyskiwania należności (40/70/100 euro) oraz kosztów procesu.

Poniżej pokazuję krok po kroku, co zrobić, gdy kontrahent nie płaci faktury i jak zwiększyć szanse na szybkie odzyskanie pieniędzy.

Sprawdzenie podstawy roszczenia – pierwszy krok, gdy kontrahent nie płaci faktury

Pierwszym krokiem jest ustalenie, czy roszczenie jest prawidłowo udokumentowane. W praktyce ma to kluczowe znaczenie, ponieważ to właśnie dokumenty decydują o tym, czy sprawa zakończy się szybko, czy będzie się przeciągać.

Najczęściej podstawą dochodzenia należności są:

• faktura VAT,
• umowa,
• zamówienie lub potwierdzenie zamówienia,
• korespondencja mailowa,
• dokumenty wydania towaru lub wykonania usługi.

Co istotne, w wielu przypadkach sama faktura wraz z dowodem wykonania usługi może być wystarczająca do dochodzenia należności przed sądem.

Wezwanie do zapłaty – obowiązkowy etap przed sądem

Zanim skierujesz sprawę do sądu, powinieneś wysłać wezwanie do zapłaty. Jest to standardowy i często bardzo skuteczny etap.

Wezwanie powinno zawierać:

• oznaczenie wierzyciela i dłużnika,
• wskazanie kwoty zadłużenia,
• termin zapłaty (np. 7 dni),
• numer rachunku bankowego,
• informację o skierowaniu sprawy do sądu w razie braku zapłaty.

W wielu przypadkach wezwanie do zapłaty powoduje uregulowanie należności. Dzieje się tak dlatego, że dłużnik chce uniknąć dodatkowych kosztów i postępowania sądowego.

Dodatkowo w relacjach między przedsiębiorcami możesz dochodzić ryczałtu za koszty odzyskiwania należności (40, 70 lub 100 euro), wynikającego z przepisów o opóźnieniach w transakcjach handlowych.

Przygotowanie sprawy do pozwu – kluczowy moment

Jeżeli kontrahent nie płaci faktury mimo wezwania, kolejnym krokiem jest przygotowanie pozwu. Na tym etapie warto działać dokładnie, ponieważ błędy mogą wydłużyć całe postępowanie.

Należy zgromadzić:

• faktury,
• umowy,
• potwierdzenia wykonania usługi lub dostawy,
• korespondencję z dłużnikiem.

W praktyce to właśnie jakość dokumentów decyduje, czy sąd wyda nakaz zapłaty bez rozprawy, czy sprawa trafi do zwykłego postępowania.

Jeżeli zastanawiasz się, czy Twoje dokumenty są wystarczające do skutecznego dochodzenia należności, warto to zweryfikować przed złożeniem pozwu.
👉 Skontaktuj się – przeanalizuję dokumenty i wskażę najbezpieczniejszą strategię działania

Pozew o zapłatę – co zrobić, gdy kontrahent nadal nie płaci faktury

W sprawach o zapłatę możesz wnieść pozew w kilku trybach, w tym:

• postępowaniu upominawczym,
• postępowaniu nakazowym,
• postępowaniu uproszczonym (do 20 000 zł),
• zwykłym postępowaniu cywilnym.

Co istotne, w wielu sprawach możliwe jest uzyskanie nakazu zapłaty, który znacząco przyspiesza odzyskanie pieniędzy.

👉 Więcej o tym, kiedy sąd wydaje nakaz zapłaty i jak przyspieszyć sprawę, przeczytasz tutaj:
„Kontrahent nie płaci? Postępowanie nakazowe krok po kroku„

Opłata od pozwu

W przypadku roszczeń powyżej 20 000 zł pobiera się opłatę stosunkową wynoszącą 5% wartości przedmiotu sporu, jednak nie więcej niż 100 000 złotych.

Warto pamiętać, że w razie wygrania sprawy sąd co do zasady zasądza zwrot kosztów procesu od pozwanego, w tym również koszty zastępstwa procesowego.

Wyrok lub nakaz zapłaty

Jeżeli sąd uwzględni powództwo, wydaje:

• nakaz zapłaty, albo
• wyrok uwzględniający powództwo w postępowaniu zwykłym.

Orzeczenie to staje się podstawą do dalszego dochodzenia należności.

Egzekucja komornicza

Jeżeli dłużnik nadal nie płaci, możliwe jest skierowanie sprawy do komornika.

Po uzyskaniu:

• prawomocnego wyroku lub
• nakazu zapłaty z klauzulą wykonalności

można złożyć wniosek o wszczęcie egzekucji.

Komornik może prowadzić egzekucję m.in. z:

• rachunków bankowych,
• wynagrodzenia,
• ruchomości,
• nieruchomości.

Podsumowanie

Podsumowanie – co zrobić, gdy kontrahent nie płaci faktury

Kontrahent nie płaci faktury – ale to nie oznacza, że należność jest stracona. Wręcz przeciwnie, w wielu przypadkach możliwe jest szybkie odzyskanie pieniędzy.

Najważniejsze kroki to:

• weryfikacja dokumentów,
• wysłanie wezwania do zapłaty,
• przygotowanie pozwu,
• uzyskanie nakazu zapłaty lub wyroku,
• skierowanie sprawy do komornika.

Dlatego im szybciej podejmiesz działania, tym większa szansa na skuteczne odzyskanie należności.